Par où commencer pour remettre de l’ordre dans nos données ?

Savoir ce dont votre service dispose déjà permet d’engager des changements en connaissance de cause. C’est le point de départ que nous conseillons, sans être un préalable obligatoire aux autres prestations. Le diagnostic porte sur vos données, vos documents et vos outils : ce qui existe, ce qui est fiable, ce qui est réellement utilisé, et ce qui manque.

Ce que nous analysons

Nous passons en revue les outils, les documents et les pratiques avec lesquels votre service gère aujourd’hui ses données bâtimentaires :

• les tableurs qui recensent vos sites et vos bâtiments ;
• l’usage réel de votre logiciel de gestion des interventions ;
• les données issues de votre logiciel de gestion financière et la manière dont elles sont exploitées ;
• les éventuels tableaux de suivi des contrôles réglementaires de vos ERP et des visites des commissions de sécurité ;
• votre planothèque : les plans PDF utilisés au quotidien, ainsi que l’existence et le contenu des fichiers DWG (AutoCAD) ;
• l’arborescence du dossier de votre service ;
• les bilans et les rapports établis précédemment ;
• tout autre document qui participe à la gestion de ces informations.

Nous rencontrons aussi les agents qui s’en servent au quotidien : les entretiens révèlent l’usage réel des outils, que les fichiers seuls ne montrent pas.

Comment il se déroule

1. La collecte : vos fichiers, vos exports et la liste de vos dossiers.
2. Les entretiens, avec les agents qui utilisent ces outils chaque jour.
3. L’analyse : ce qui est fiable, ce qui se contredit, ce qui manque.
4. La restitution : le rapport vous est remis et présenté en réunion.

Ce que vous obtenez

Un rapport détaillé, remis et présenté lors d’une réunion de restitution : un état des lieux de vos données, de vos documents et de vos outils, et les fragilités constatées. Au cœur du rapport, les préconisations :

• la liste détaillée des actions à mener, classées par priorité ;
• la durée estimée de chacune ;
• une planification théorique, qui les enchaîne dans le temps.

Le rapport vous appartient et il est conçu pour être directement exploitable par votre service, que vous choisissiez ou non de poursuivre avec nous.