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Auto-évaluation

AMO · Données patrimoniales · Collectivités

Nous remettons en ordre les données de votre patrimoine bâti.

Données, plans, documents : diagnostic, remise en ordre, applications métier, analyses et bilans à la demande. Pour décider sur des informations sûres, et transmettre ce que votre service sait.

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Un plan de bâtiment relié par des traits de rappel à trois écrans : un planning d’interventions, un graphique des dépenses par école, et une observation localisée sur le plan.

Constat

Vos informations existent. Encore faut-il les exploiter.

Plans, tableurs, logiciels, dossiers partagés : tout est quelque part, et chaque information vit dans son coin. Ce qui coûte le plus n’est pas ce qui manque, c’est le temps passé à chercher, recouper, ressaisir. Les neuf situations ci-dessous vous parleront peut-être. Chacune a sa réponse, et chaque prestation se commande seule, selon votre besoin.

Prestations

Ce que nous faisons pour votre service.

Méthode

Une même démarche, quelle que soit la prestation.

  1. État des lieux

    Nous partons de ce qui existe : vos fichiers, vos outils, vos habitudes. Nous constatons avant de proposer.

    Vous recevez : un constat écrit, court et lisible.

  2. Organisation

    Nous proposons une organisation simple, moulée sur vos habitudes de travail.

    Vous recevez : l’organisation cible, dessinée et validée ensemble avant tout chantier.

  3. Mise en œuvre

    Nous faisons le travail : classer, corriger, charger, dessiner, selon la mission.

    Vous recevez : le résultat en place, contrôlé avec vous.

05 - Auto-évaluation

Où en sont vos données bâtimentaires ? Douze minutes pour le savoir.

Une restitution claire et une feuille de route téléchargeable en PDF. Gratuit, anonyme : rien ne quitte votre navigateur.

  • 37 QUESTIONS
  • 12 MINUTES
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Vous souhaitez mieux exploiter les informations de votre patrimoine ?

Voici avec qui vous en parlerez.

Contact

Un ingénieur qui a fait le métier de votre service.

Portrait de Victor Adam, fondateur d’Arvitria

Victor Adam

Fondateur d’Arvitria

Ingénieur diplômé des Ponts et Chaussées, j’ai passé dix ans dans le privé, en conduite de travaux et en bureau d’études, puis onze ans en collectivité territoriale. Pendant dix de ces années, j’ai eu la charge du système d’information patrimonial du service bâtiment d’une ville. ARVITRIA est née d’un constat : les services techniques méritent des outils pensés depuis l’intérieur de leur métier.

E-mail

victor@arvitria.fr

Téléphone

06 77 03 28 26

Diagnostic de vos données bâtimentaires

Avant d’engager des changements, il faut savoir ce dont votre service dispose déjà. Le diagnostic porte sur vos données, vos documents et vos outils : ce qui existe, ce qui est fiable, ce qui est réellement utilisé, et ce qui manque.

Ce que nous analysons

Nous passons en revue les outils, les documents et les pratiques avec lesquels votre service gère aujourd’hui ses données bâtimentaires, et nous rencontrons les agents qui s’en servent au quotidien :

  • les tableurs qui recensent vos sites et vos bâtiments ;
  • l’usage réel de votre logiciel de gestion des interventions ;
  • les données issues de votre logiciel de gestion financière et la manière dont elles sont exploitées ;
  • les éventuels tableaux de suivi des contrôles réglementaires de vos ERP et des visites des commissions de sécurité ;
  • votre planothèque : les plans PDF utilisés au quotidien, ainsi que l’existence et le contenu des fichiers DWG (AutoCAD) ;
  • l’arborescence du dossier de votre service sur le serveur ;
  • les bilans et les rapports établis précédemment ;
  • tout autre document qui participe à la gestion de ces informations.

Ces entretiens comptent autant que les documents : un outil installé et un outil utilisé sont deux choses différentes, et cet écart ne se voit pas dans les fichiers.

Ce que vous obtenez

Un rapport détaillé, remis et présenté lors d’une réunion de restitution. Il dresse un état des lieux, signale les fragilités et propose des pistes d’amélioration classées par ordre de priorité.

Le rapport vous appartient et il est conçu pour être directement exploitable par votre service, que vous choisissiez ou non de poursuivre avec nous.

Application BâtiFocale

Votre logiciel de gestion des interventions et votre logiciel financier produisent chacun leurs données. Encore faut-il les rapprocher pour savoir ce que coûte réellement un bâtiment, et décider sur cette base.

BâtiFocale rassemble les données brutes exportées de ces outils, et de toute autre liste que vous détenez, pour donner une vue d’ensemble des coûts de votre patrimoine et de l’activité de vos régies, jusqu’au détail de chaque intervention.

Ce que vous y voyez

  • les coûts des différents sites comparés sur la carte de votre patrimoine ;
  • leur évolution par année, par mois ou par semaine ;
  • les coûts au mètre carré ;
  • les bilans par service utilisateur ;
  • l’activité de chaque régie et le taux de complétude des feuilles d’heures : les heures non saisies faussent les coûts calculés ;
  • le détail de chaque intervention.

Comment elle s’alimente

BâtiFocale part des fichiers que vos logiciels exportent déjà. Vous n’avez aucun fichier à retoucher : c’est l’import qui s’adapte à vos exports, pas l’inverse. Vous alimentez l’application vous-même, par une procédure simple, ou vous nous confiez cette mise à jour périodique.

Aucune installation n’est nécessaire : BâtiFocale s’ouvre dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, avec vos identifiants. Vos données sont hébergées sur un serveur situé en France.

Arborescence du service & Atrium

Plans, rapports de contrôle, DOE, photographies, procès-verbaux des commissions de sécurité… Retrouvez-vous rapidement tous les documents liés à un site ? Ou chacun a-t-il construit son propre classement, faute d’une organisation commune au service ?

Ce que nous mettons en place

Une arborescence partagée, conçue avec vous : le même classement pour tous les sites, des règles de nommage explicites et un emplacement défini pour chaque catégorie de document et chaque opération. Chaque fichier est ainsi rangé à un endroit connu de tous.

Selon le volume à traiter et les possibilités d’accès à distance au serveur, nous pouvons également prendre en charge le classement des documents existants dans la nouvelle arborescence. Si cette reprise ne peut pas être réalisée directement par nos soins, nous créons la structure et vous accompagnons dans le déplacement des dossiers et des fichiers.

Ce qu’Atrium ajoute

L’application permet d’accéder directement au site ou à l’opération recherchée, sans parcourir toute l’arborescence. Son outil de recherche permet également de retrouver rapidement un fichier par son nom ou sa catégorie.

Nous partons d’une structure éprouvée, puis nous l’adaptons à vos pratiques, à vos contraintes et à votre organisation.

Plans des bâtiments DWG & PDF

Disposez-vous, pour chacun de vos bâtiments, d’un plan simple, lisible et tenu à jour ?

Nous produisons des plans simplifiés qui ne présentent que les informations utiles au quotidien : noms et surfaces des locaux, principales cotes, portes, fenêtres et, le cas échéant, équipements de chauffage.

Les plans de construction ou de réhabilitation répondent aux besoins du chantier et rassemblent de nombreuses informations techniques. Un plan simplifié, lui, se lit d’un coup d’œil : il facilite les métrés, les repérages, les études d’aménagement et les premières esquisses.

Le plan d’un équipement sportif tel qu’il est remis en fin d’opération : trame de faux plafonds, réserves manuscrites en rouge, repères de ventilation, cotes de chantier, le tout superposé aux locaux.
Avant le plan remis à la fin de l’opération
Le même bâtiment après simplification : murs, portes et fenêtres, nom et surface de chaque local, numéros de porte et cotes principales, sans aucune information de chantier.
Après le même bâtiment, simplifié

Ce que nous produisons

À partir des fichiers DWG que vos maîtres d’œuvre vous ont remis au fil des opérations, nous simplifions et harmonisons les plans selon une charte graphique commune à l’ensemble de votre patrimoine. Nous éditons également des PDF déjà mis en page, prêts à être imprimés en A4, A3 ou grand format.

Ce que la prestation comprend

  • la simplification et l’harmonisation des plans DWG ;
  • la création de plans PDF prêts à imprimer ;
  • la mise à jour des plans après une modification des cloisonnements ou un changement d’usage ;
  • la détermination ou le contrôle des surfaces de plancher ;
  • la création de plans DWG à partir de plans numérisés, selon la qualité des documents disponibles.

Chaque bâtiment dispose ainsi d’un plan lisible, à la même charte que les autres, et tenu à jour.

Étude d’occupation & Carto-Salles

Qu’une salle soit peu utilisée, un tableur vous le dit déjà. Ce qu’il ne dit pas, c’est ce qu’on peut en faire : quelle activité irait là sans gêner celle qui s’y trouve, quels créneaux se libèrent si deux associations partagent un local, ce qu’il faudrait déplacer pour fermer un bâtiment l’hiver.

L’étude répond à ces questions. Nous rassemblons dans Carto-Salles vos sites, vos locaux, vos créneaux et leurs utilisateurs, puis nous les croisons.

Ce que l’étude fait apparaître

  • les locaux qui peuvent absorber une activité de plus, et à quelles heures ;
  • les associations dont les créneaux sont complémentaires, donc logeables dans un même local ;
  • les activités qui exigent un local dédié et celles qui s’accommodent d’un partage ;
  • ce que chaque association occupe, en mètres carrés-heures, au regard de ce qu’elle demande ;
  • les plages où un bâtiment ouvre, chauffe et se garde pour une seule activité ;
  • les sites dont l’activité tiendrait ailleurs, et ce qu’il faudrait déplacer pour cela.
Le plan du rez-de-chaussée d’un bâtiment de locaux associatifs : six salles attribuées à des associations, colorées selon celle qui les occupe, avec le nom et la surface de chacune, plus deux salles de réunion, une salle polyvalente d’école, une réserve et la chaufferie.
Qui occupe quoi, reporté sur le plan, avec la surface de chaque local.
Le profil d’occupation de chaque jour de la semaine, en histogrammes horaires : une part basse pour les locaux non partagés, une part haute pour les locaux partagés, avec le pic de la journée en pourcentage.
Le rythme de la semaine, heure par heure, du lundi au dimanche.
Le tableau des salles d’un site : type, surface, caractère partagé ou non, et les heures d’occupation pour chaque jour de la semaine, colorées de la plus faible à la plus forte.
Les heures d’occupation salle par salle, avec la surface et le type de chacune.

Ce que vous obtenez

Un rapport qui pose les regroupements possibles et les chiffre : ce qui se libère, ce qui se déplace, ce que cela coûte en confort d’usage. Remis et présenté en réunion, il donne de quoi instruire une décision de mutualisation, ou de quoi la refuser en connaissance de cause.

L’application Carto-Salles vous reste ensuite : les créneaux s’y actualisent d’une année sur l’autre, et l’analyse se refait après chaque changement. Nous pouvons aussi la reconduire pour vous, au rythme que vous fixez. Vous ne savez plus seulement quelles salles sont vides : vous savez qui peut y aller.

Coordination des interventions & PanoTravaux

Travaux, logistique, ménage : plusieurs services interviennent dans vos bâtiments, parfois la même semaine et dans le même local, avec des plannings qui ne se parlent pas. Les chevauchements se découvrent sur place, et les services qui occupent les lieux voient arriver les travaux le jour où ils commencent.

PanoTravaux rassemble ces interventions dans un planning unique, site par site et service par service.

Ce que vous y voyez

  • les sites concernés par une intervention pendant la période que vous choisissez, repérés sur la carte de la ville ;
  • chaque intervention positionnée sur le plan du site, avec ses dates prévisionnelles ou confirmées, l’entreprise intervenante et l’agent chargé du suivi ;
  • l’ensemble en planning de Gantt, service par service ;
  • les chevauchements entre services, détectés automatiquement ;
  • les périodes récurrentes que vous aurez définies, vacances scolaires ou fermetures ;
  • l’export du planning, pour le diffuser hors de l’application.

Ce que vous obtenez

Nous installons et paramétrons PanoTravaux pour votre patrimoine : vos sites, vos services, les plans dont vous disposez et les règles de consultation. Chaque service voit les interventions des autres selon les droits que vous définissez.

La carte de la ville dans PanoTravaux : chaque site concerné par une intervention sur la période porte une épingle, colorée selon le service qui intervient, bâtiment ou moyens généraux.
Les sites concernés par une intervention, sur la période choisie.
Le plan du rez-de-chaussée d’un groupe scolaire, chaque local nommé avec sa surface, et des épingles qui repèrent les interventions prévues dans les salles concernées.
Chaque intervention repérée sur le plan du site, local par local.
Le planning de Gantt de PanoTravaux sur juillet et août : une ligne par intervention, groupées par site, avec l’entreprise et l’agent chargé du suivi, et les barres de durée sur le calendrier.
Le planning de Gantt, une ligne par intervention, groupées par site.

Vous y gagnez un planning commun là où il y en avait plusieurs : vous savez qui intervient où, et ceux qui doivent le savoir l’apprennent avant les travaux, pas en les voyant commencer.

Préparation des commissions de sécurité

Vous connaissez la date de votre prochaine commission longtemps à l’avance. Le travail qu’elle exige, non : lever les prescriptions de la visite précédente, faire passer les contrôles réglementaires, récupérer les rapports, rassembler les pièces. Chacun de ces suivis vit dans un fichier à part, et le dossier ne se constitue vraiment que dans les dernières semaines.

Nous mettons en place une préparation continue, site par site, qui part de la date de la prochaine visite. L’application qui la porte est en cours de développement, et sa mise en service se cale avec vous.

Ce que vous y suivez

  • l’agenda partagé des commissions, avec la date de la prochaine visite de chaque site ;
  • les réunions de préparation, calées sur cette date aux échéances que vous fixez : six mois, trois mois, la visite du site un mois avant ;
  • les prescriptions de la commission précédente, avec leur état d’avancement et l’agent qui en a la charge ;
  • la programmation de vos contrôles réglementaires : ce qui est commandé, ce qui est passé, ce qui reste avant la visite ;
  • les rapports de contrôle et les réserves qu’ils portent, avec l’agent chargé de leur levée ;
  • le dossier documentaire de la commission, constitué au fil de l’année, à imprimer ou à présenter le jour de la visite.

Ce que vous obtenez

Nous installons et paramétrons l’application pour votre patrimoine : vos sites, vos échéances de visite, vos délais de préparation et vos agents en charge. Chaque service voit les sites dont il répond, selon les droits que vous définissez.

Vous ne reconstituez plus un dossier trois semaines avant la visite : il se remplit au fil des contrôles et des levées, et la commission trouve un travail déjà fait.

Applications sur mesure

Votre service a ses façons de faire : son organisation, ses contraintes, sa façon de compter. Les logiciels du marché répondent à un autre besoin, celui qui est commun au plus grand nombre, et le vôtre y trouve rarement sa place. Faute d’outil, cela se traite à côté, dans un tableur ou par une double saisie, et le temps s’y perd sans que personne l’ait décidé.

Nos applications existantes répondent elles aussi à des besoins répandus. Celle-ci part du vôtre.

Ce qui appelle une application dédiée

Un tableur partagé qui grossit d’année en année. Une information ressaisie deux fois parce que deux logiciels ne communiquent pas. Un suivi qui tient dans un fichier isolé, sans règle ni historique. Quand ces situations reviennent chaque semaine et occupent plusieurs personnes, une application dédiée vaut mieux qu’un arrangement. Si au contraire un produit existant couvre le besoin, le nôtre ou celui d’un autre éditeur, nous vous le disons, et il n’y a pas de développement.

Ce que vous obtenez

Une première version vous est remise tôt, puis ajustée avec les agents qui s’en servent, écran par écran. L’application porte les fonctions définies avec votre service, et rien d’autre. Elle ne dépend d’aucune de nos autres applications et s’ouvre avec son propre accès sécurisé. Vous conservez la propriété de vos données et pouvez les récupérer dans un format ouvert. L’accompagnement se poursuit après la mise en service, pour suivre l’évolution de votre service et de ses pratiques. Vous disposez alors de l’outil qui n’existait nulle part, conçu à partir de votre façon de travailler.

Bilans et analyses à la demande

Un budget à préparer, un écart à comprendre, une opération à justifier, une décision à sécuriser : la réponse est dans vos données, mais il faudrait chaque fois quelqu’un pour aller la chercher. Personne n’a ce temps-là, et la question reste sans réponse chiffrée.

Nous prenons la question et nous vous rendons la réponse.

Ce que l’analyse met sur la table

  • ce que coûte réellement chaque bâtiment, et comment ce coût a évolué depuis l’an dernier ;
  • l’écart entre ce qui était prévu et ce qui a été dépensé, site par site ;
  • ce qui revient trop souvent sur un même bâtiment, et ce que ces retours coûtent ;
  • ce qui a dérivé sans que personne l’ait décidé, et depuis quand ;
  • ce qu’il faut avoir en main avant d’arbitrer, avec les chiffres qui le disent.

Ce que vous obtenez

Un document court, lisible par quelqu’un qui n’a pas le temps, remis et présenté en réunion. Il montre ce qui a bougé, ce qui dérive et ce qui mérite une décision, puis il s’arrête là : rien à préparer et aucune équipe à mobiliser.

Vous commandez cette analyse lorsque la question se pose, pour cette question-là, sans engagement au-delà. Vous pourrez la renouveler si le besoin revient. Avec les données déjà mises en ordre, la comparaison d’une analyse à l’autre devient alors une information à elle seule.