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Auto-évaluation

Application Carto-Salles

Étude d’occupation

Nos salles sont-elles aussi occupées qu’on le croit ?

Carto-Salles pose sur les plans de vos bâtiments les salles mises à disposition des associations, leurs créneaux de la semaine et leur taux d’occupation, puis simule une autre répartition sans toucher aux données.

Le plan du rez-de-chaussée d’un bâtiment de locaux associatifs dans Carto-Salles : chaque salle est coloriée selon son occupation, en vert les salles prêtées à une seule association, en bleu les salles partagées ; à gauche, le taux d’occupation du site et ses chiffres.
Le plan d’un site, chaque salle coloriée selon son occupation.

Les questions auxquelles l’application répond

  • Quel est le taux d’occupation des salles ?
  • Quels sont les créneaux les plus sollicités ?
  • Quelles salles cette association utilise-t-elle, et sur quels créneaux ?
  • Quelle salle est libre le lundi soir, pour deux heures ?
  • Où sont les grandes salles peu utilisées ?
  • Et si l’on regroupait deux activités, ou libérait une salle ?

Le plan

Sur le plan, chaque salle prend la couleur de son occupation.

Le plan est celui de l’architecte : chaque salle y a sa place, avec sa surface. Vert : une salle prêtée à une seule association. Bleu : une salle partagée. Plus la teinte est foncée, plus la salle est occupée. La même règle sur tous les écrans.

La fiche d’une salle partagée : 63 % d’occupation, sa semaine jour par jour en colonnes du matin au soir, et les associations qui l’occupent, avec leurs heures.

Un clic sur une salle

Taux

Son taux d’occupation

Sur l’amplitude d’ouverture : de 9 h à 23 h, sept jours sur sept, par défaut.

Semaine

Sa semaine

Jour par jour, le matin, l’après-midi et le soir.

Associations

Ses associations

Avec leurs heures, et leur fiche à un clic.

La semaine

Toute la semaine d’un site, sur une page.

Le Tableau et le profil s’ouvrent depuis le plan, sur les mêmes filtres : les salles partagées ou non, un service, un niveau.

Le Tableau des salles d’un site : pour chaque salle, sa surface, son régime partagé ou non, son service, ses jours d’occupation de la semaine, son taux et les associations qui l’occupent.
Le Tableau : chaque salle, sa surface, son régime, ses jours et son taux.
Le profil de la semaine d’un site : un histogramme heure par heure pour chaque jour, du lundi au dimanche, en vert les salles non partagées, en bleu les salles partagées, avec le pic de chaque jour.
Le profil de la semaine : à quelle heure le site est le plus chargé, jour par jour.

Le Tableau

Quatre lectures d’un site

Les heures, la place libre, qui occupe quoi, et la semaine heure par heure.

Le taux

Une amplitude d’ouverture

De 9 h à 23 h par défaut, réglée une fois pour toute la collectivité. Les heures en dehors comptent en plus.

Le profil

Le pic de chaque jour

L’heure la plus chargée, et le taux qu’elle atteint : là où une activité de plus ne tiendrait pas.

Trouver un créneau

Une salle libre, cherchée dans tous les sites à la fois.

La recherche d’un créneau dans Carto-Salles : une salle de deux heures, le lundi entre 18 h et 22 h ; à droite, les salles libres de chaque site, avec le créneau proposé sur une frise horaire et un bouton pour le poser.
Les salles libres un lundi soir, site par site.

Libres

À poser tout de suite

Des salles partagées, libres le temps demandé, dans la plage choisie.

À demander

À négocier

Des salles prêtées à une association, sans présence connue à l’heure dite.

Sur le plan

Repérer le créneau

Le créneau s’allume sur le plan de son bâtiment, et se déplace.

Le plan du rez-de-chaussée d’un local associatif, où la salle du créneau choisi s’allume en rouge.
Un créneau repéré sur le plan de son bâtiment.

Les associations

Chaque association, ses salles et ses lieux.

Les associations en cartes dans Carto-Salles : chacune avec son volume d’occupation de la semaine, sa répartition par jour et le nombre de sites où elle est présente, rangées ici par poids.
Les associations en cartes, qu’on range selon ce qu’on veut mettre en évidence ou retrouver : par poids (la place qu’elles tiennent dans la semaine), par usage, de A à Z, par moment de la journée ou par site. Le poids se compte en heures, ou en volume : les heures multipliées par la surface des salles, pour qu’une heure dans une grande salle pèse plus que dans une petite.
La fiche d’une association : ses heures et son volume par semaine, sa semaine en colonnes, et la liste de ses créneaux, site, salle, jour, début, fin et durée.
La fiche d’une association : ses heures, sa semaine, ses lieux et chacun de ses créneaux.

La synthèse

Où est la place disponible, dans toute la collectivité ?

Les grandes salles peu utilisées : un nuage de points, la surface de la salle en abscisse et son taux d’occupation en ordonnée, chaque point d’autant plus gros que la place libre est grande ; à droite, les cinq plus grandes places libres.
Les grandes salles peu utilisées ressortent d’un coup d’œil : la taille du point est la place libre dans la semaine.
Les associations reliées aux sites qu’elles occupent : à gauche les associations, à droite les sites, et des bandes qui les relient, d’autant plus larges que l’occupation est grande.
Les associations présentes sur plusieurs sites ressortent en foncé : la mutualisation commence là.

Scénarios

Et si l’on libérait cette salle ? Un scénario déplace des créneaux, ajoute ou retire une salle, et tous les écrans se recalculent. Les données du service, elles, ne bougent pas.

Pour votre DSI

Rien à installer : tout est hébergé sur des serveurs situés en France.

L’accueil de Carto-Salles pour Villeneuve-en-Plaine : le nombre de sites, de salles, d’associations et de créneaux, et les cinq entrées de l’application, les sites, les associations, la synthèse, le profil de la semaine et la recherche d’un créneau.
L’accueil de Carto-Salles.

L’hébergement en France, le cloisonnement entre collectivités, les accès, les plans qui ne circulent pas et la réversibilité sont détaillés sur la page Pour votre DSI.

Mise en service

Vos salles sont sur leurs plans dès l’ouverture.

Votre service n’a rien à ressaisir : nous chargeons nous-mêmes vos données, à partir des documents que vous tenez déjà.

En plus du déploiement : une étude de regroupement ou d’optimisation

Une fois vos salles chargées, Arvitria peut conduire l’étude de regroupement de sites ou d’optimisation de l’occupation de vos locaux, en collaboration avec vos services. Carto-Salles devient l’outil commun : il identifie les disponibilités et matérialise les scénarios, jusqu’aux préconisations à présenter aux élus.

Un rapport en deux temps, remis et présenté en réunion. D’abord, la cartographie de l’occupation actuelle de vos salles. Ensuite, des scénarios de regroupement chiffrés : ce qui se libère, ce qui se déplace, ce que cela coûte en confort d’usage. Le rapport permet d’instruire une décision de mutualisation, ou de l’écarter en connaissance de cause.

Acquisition

Un achat simple

Après le déploiement initial, un abonnement annuel, sur devis.

Donnons au service la vue d’ensemble de ses salles

Voyez Carto-Salles à l’œuvre, en une demi-heure.

Une démonstration de trente minutes, en visioconférence, pour voir l’application répondre aux questions que se pose votre service.

Demander une démonstration de 30 minutes

Les noms de sites et d’associations figurant sur les captures sont fictifs, et les plans des bâtiments ont été redessinés.

Télécharger la plaquette Carto-Salles PDF, 3,0 Mo, 8 pages
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