Application BâtiFocale
Combien nous coûte réellement ce bâtiment ?
BâtiFocale rapproche ce que produisent déjà vos logiciels, le logiciel de gestion des interventions et le logiciel financier, et donne pour chaque site son coût complet : le travail de vos régies, les entreprises, les consommations de fluides et l’investissement.
Les questions auxquelles l’application répond
- Combien coûte cette école, régie, entreprises et fluides compris ?
- Quels sites pèsent le plus dans notre budget, et sur quel poste ?
- Où vont les heures de nos régies, domaine par domaine ?
- Nos feuilles d’heures sont-elles assez complètes pour que les coûts soient justes ?
- Que remettre à un élu qui demande le bilan d’un bâtiment ?
Le constat
Le coût d’un bâtiment est réparti entre plusieurs logiciels.
Le logiciel financier sait ce qui a été commandé et payé. Le logiciel des interventions sait ce que les agents ont fait, et combien de temps. Les factures d’énergie arrivent ailleurs encore. Le coût d’un bâtiment est la somme des trois.
Combien nous coûte cette école ?
Un élu la pose en commission. Pour y répondre, le service croise plusieurs extractions et plusieurs tableurs, ce qui demande plusieurs jours.
Les factures d’un côté, les heures de l’autre
Le logiciel financier ignore le temps passé par les régies. Le logiciel des interventions ignore souvent les entreprises. Chacun ne donne donc qu’une partie du coût du bâtiment, que l’on prend facilement pour le coût entier.
Les fluides, suivis à part
L’électricité, le gaz et l’eau pèsent parfois plus que l’entretien. Leurs factures se suivent dans un tableau à part, et s’additionnent rarement au reste de ce que coûte le bâtiment.
Des heures non saisies, un coût faux
Une journée d’agent sans information ne coûte rien dans les tableaux. Le bâtiment paraît moins cher qu’il ne l’est, et rien ne le signale.
La réponse BâtiFocale
Un coût complet, site par site.
BâtiFocale rattache chaque intervention, chaque bon de commande et chaque facture de fluides au site qu’ils concernent, et les additionne.
- Le coût de chaque site en quatre postes : régie, fonctionnement externe, fluides, investissement.
- Le même coût rapporté au mètre carré, pour comparer des bâtiments de tailles différentes.
- Chaque montant remonte jusqu’au bon de commande ou à l’intervention qui le compose.
- La complétude des feuilles d’heures, mesurée, pour savoir à quel point le coût est fiable.
Et vos logiciels actuels ?
BâtiFocale n’est ni une GMAO, ni un logiciel financier. Elle ne remplace pas vos outils principaux et ne vous demande aucune ressaisie. Elle exploite ce qu’ils produisent et en tire le coût de chaque bâtiment, sur la carte de votre patrimoine.
Comment elle fonctionne
BâtiFocale rapproche les données que vos logiciels produisent.
BâtiFocale n’est pas branchée en direct sur vos logiciels. Elle lit les exports qu’ils produisent déjà, en Excel, en CSV ou en PDF, tels qu’ils sortent, et rattache chaque ligne à un site. Votre service n’a aucune colonne à faire correspondre, aucun fichier à retoucher.
Ce que vous avez déjà
- Le logiciel des interventions : les interventions de vos régies, les heures de chaque agent, les fournitures.
- Le logiciel financier : les engagements, les bons de commande, les factures, les fournisseurs.
- Tout autre logiciel utile : la gestion du personnel de ménage ou de restauration, par exemple.
- Vos listes : sites, bâtiments, surfaces de plancher, équipements.
Ce que vous y voyez
- Le coût de chaque site, sur la carte de votre patrimoine.
- Ce coût en quatre postes, et au mètre carré.
- Son évolution d’une année sur l’autre.
- Le détail, jusqu’au bon de commande et à l’intervention.
- L’activité des régies, et la complétude des feuilles d’heures.
- Des rapports paramétrés pour vous, à éditer en un clic.
Vos nomenclatures
Nous nous adaptons aux vôtres
Vos domaines et vos catégories de dépenses restent les vôtres : bâtiment, voirie, paysage, nettoyage, ou tout autre découpage. BâtiFocale ne vous impose aucun référentiel.
Des règles écrites
Chaque chiffre a une définition
L’engagé fait foi, sauf pour les fluides, dont seule la facture dit ce qui a été consommé. Un bon de commande vaut une intervention.
La mise à jour
Vos nouvelles données, à chaque période
Vous importez vous-même les nouveaux exports de vos logiciels, par une procédure simple. Ou vous nous confiez cet import et la vérification des données : chaque ligne trouve son site, et ce qui a bougé est corrigé.
La carte
La carte montre d’abord les sites qui coûtent le plus.
Chaque site est un cercle proportionnel à son coût sur la période. Les plus coûteux sont en foncé. En tête, les quatre chiffres de l’année : fonctionnement, investissement, heures et interventions des régies.
Taille
Le coût, à l’échelle
Le cercle grandit avec le coût du site. On voit d’emblée où va l’argent, sans lire un tableau.
Mesure
Une mesure au choix
Le coût total, les consommations de fluides, les interventions externes, les heures de régie ou le coût au mètre carré.
Période
Une année en un clic
Chaque exercice se choisit d’un clic ; les heures de régie acceptent aussi toute autre période.
Domaine
Vos métiers, séparés ou ensemble
Bâtiment, voirie, paysage, nettoyage : chaque domaine s’allume ou s’éteint, et la carte se recalcule.
La fiche d’un site
Le coût d’une école, poste par poste.
La fiche réunit l’identité du site, sa surface de plancher et ses quatre chiffres. Dessous, chaque poste a sa tuile, avec sa part du coût, son coût au mètre carré, et son découpage par domaine ou par énergie.
Le coût complet
L’année, et le mètre carré
Le coût du site sur l’année, et rapporté à sa surface, calculé sur le bâtiment seul : voirie, espaces verts et moyens généraux exclus.
Ce qu’on découvre
Le poste qui pèse
Chaque poste se découpe par domaine : on voit ce que pèse le nettoyage face à l’entretien du bâtiment, ou l’énergie face à l’eau.
Dans le temps
D’une année sur l’autre
Chaque poste se suit d’une année sur l’autre, en graphique et en tableau, avec son coût au mètre carré.
Jusqu’au détail
Chaque montant se relie à ses bons de commande et à ses interventions.
Dans BâtiFocale, chaque tuile s’ouvre sur ce qui la compose : les bons de commande et leurs fournisseurs d’un côté, les interventions des régies de l’autre.
Traçabilité
Chaque montant a sa source
Chaque somme affichée se décompose jusqu’à la ligne d’export qui la porte. Ce qui n’a pas pu être rattaché à un site est signalé et chiffré.
Exports
Fidèles à l’écran
Les listes s’exportent pour Excel, avec les lignes affichées, filtrées et triées comme à l’écran. Le fichier s’ouvre directement, accents et montants compris.
Filtres
Des réglages communs à tous les écrans
Un domaine, une année, les logements compris ou exclus : chaque réglage met aussitôt à jour toutes les vues.
Les régies
Le coût d’un bâtiment comprend le temps de vos régies.
Les heures se lisent jour par jour, semaine par semaine ou mois par mois, par domaine, par atelier ou par site. BâtiFocale mesure aussi la part du temps dû pour laquelle aucune information n’a été saisie.
Pourquoi les heures comptent
Une heure non saisie ne coûte rien dans les tableaux. Le bâtiment paraît alors moins cher qu’il ne l’est. Le taux d’information dit donc à quel point le coût affiché est fiable, service par service et atelier par atelier.
Le bilan d’un site
Le bilan d’un site, prêt à remettre.
Pour chaque site, un clic produit un document de quelques pages sur la période choisie, qu’on remet tel quel à un élu, à une commission ou à un directeur.
Les réglages en tête
Les réglages écrits en première page
La période, les domaines retenus, les données utilisées et la date d’édition sont écrits en première page.
Un document autonome
Il se lit sans l’application
L’identité du site, son coût complet, ses postes, ses principales interventions et entreprises, puis son évolution par année.
Sur mesure
Vos rapports, à votre mesure
Nous paramétrons avec vous, dans l’application, le contenu de vos rapports : le bilan d’un site, celui de la régie, ou tout autre document dont vous avez besoin. Vos équipes les éditent ensuite elles-mêmes, en un clic, aussi souvent que nécessaire.
Pour votre DSI
Où sont vos données, qui y accède, et comment les reprendre.
BâtiFocale s’ouvre dans un navigateur, avec vos identifiants. Il n’y a rien à installer ni à administrer : l’hébergement, les sauvegardes et les mises à jour sont compris.
BâtiFocale se consulte aussi sur téléphone, avec les fonctions du poste de travail, hors écran des agents. Devant un bâtiment, l’infobulle donne ses chiffres de l’année.
L’hébergement en France, le cloisonnement entre collectivités, les accès, les sauvegardes et la réversibilité sont détaillés sur la page Pour votre DSI.
Mise en service
Vos données sont dans l’application dès son ouverture.
Nous installons BâtiFocale à partir de vos données : vos sites et vos chiffres y sont dès le premier jour, et votre service n’a rien à ressaisir ni à retoucher.
- Cadrer. Avec vous : vos sites, vos domaines, vos règles de calcul et les droits de chacun.
- Reprendre. Nous lisons les exports de vos logiciels tels qu’ils sortent, sur les exercices que vous choisissez.
- Rattacher. Nous situons vos sites sur la carte et rattachons chaque ligne au bon site et au bon domaine.
- Ouvrir. Nous ouvrons les accès. Ensuite, vous importez vos nouvelles données, ou vous nous confiez cet import.
Acquisition
Un achat simple
Une mise en service initiale, puis un abonnement annuel, sur devis. Il ne dépend pas du nombre d’utilisateurs : toute l’équipe, les élus et les services qui en ont besoin y accèdent sans surcoût.
Donnons au service Bâtiment le coût réel de son patrimoine
Voyez BâtiFocale à l’œuvre sur une ville entière.
En trente minutes de visioconférence, nous vous montrons l’application sur les données réelles d’une collectivité, et vous vérifiez sur vos propres questions ce qu’elle apporte au pilotage de votre patrimoine.
Demander une démonstration de 30 minutesLes noms figurant sur les captures sont fictifs.
Télécharger la plaquette BâtiFocale PDF, 3,3 Mo, 10 pages- Faire le point sur les données de votre serviceL’auto-évaluation, en douze minutes
- Parler de votre servicevictor@arvitria.fr · 06 77 03 28 26