Notes

Le tableur personnel

24 septembre 2026

Dans beaucoup de collectivités, il existe un logiciel patrimonial officiel. Et à côté, sur le poste d’un agent, un fichier Excel que lui seul utilise.

Il s’est construit année après année, avec ses codes couleur, ses abréviations, son onglet « divers ». Il a coûté du temps, alors que le logiciel officiel a coûté cher. Et quand une question urgente arrive, c’est souvent lui qu’on ouvre.

Pendant longtemps, j’ai vu ces fichiers comme un problème : des données non partagées, non sauvegardées, non transmissibles. Ces risques restent réels. Mais à force d’en croiser, j’ai fini par y voir autre chose.

Un fichier personnel n’est pas un refus de l’outil commun. C’est un acte de confiance.

L’agent qui le tient sait ce qu’il contient, parce qu’il y a mis chaque chiffre lui-même. Il sait quelle valeur est sûre et laquelle est douteuse, parfois grâce à une couleur de cellule qui ne figure dans aucune légende. Il n’a besoin de personne pour le modifier. Son fichier lui répond en cinq secondes.

L’outil commun demande autre chose : croire des chiffres saisis par d’autres, selon des règles décidées ailleurs. Le déploiement d’un nouveau logiciel échoue souvent poliment sur ce point : les agents suivent la formation, saisissent le minimum demandé, et continuent de travailler dans leur fichier.

J’ai rarement vu un fichier Excel disparaître parce qu’on l’avait interdit.

Il disparaît le jour où l’outil commun devient plus digne de confiance que lui : quand les corrections de l’agent y sont prises en compte, quand il peut retrouver l’origine et la date des chiffres, quand l’outil lui rend du temps au lieu d’en prendre. Ce jour-là, le fichier reste fermé, sans que personne l’ait demandé.

La prochaine fois qu’un fichier Excel apparaît dans un service, plutôt que de chercher qui l’a autorisé, il vaut la peine de regarder ce qu’il offre que le système officiel n’offre pas encore.

Au moment de choisir ou de paramétrer un outil commun, ce fichier est déjà une partie du cahier des charges, écrite par la personne qui fait le travail tous les jours.