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Auto-évaluation

AMO · Données patrimoniales · Collectivités

Nous remettons de l’ordre dans les données de votre patrimoine bâti.

Données, plans, documents : diagnostic, remise en ordre, applications métier, analyses et bilans à la demande. Pour décider sur des informations sûres, et transmettre ce que votre service sait.

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Un plan de bâtiment relié par des traits de rappel à trois écrans : un planning d’interventions, un graphique des dépenses par école, et une observation localisée sur le plan.

Constat

Vos informations existent, mais elles sont dispersées et difficiles à exploiter.

Plans, tableurs, logiciels, dossiers partagés : les informations sont réparties entre plusieurs outils. Le temps passé à les chercher, à les recouper et à les ressaisir coûte souvent plus cher que ce qui manque réellement.

Les prestations ci-dessous répondent à ces situations, et chaque prestation se commande seule, selon votre besoin.

Prestations

Ce que nous faisons pour votre service.

Méthode

Une même démarche, quelle que soit la prestation.

  1. État des lieux

    Nous partons de ce qui existe : vos fichiers, vos outils, vos habitudes. Nous constatons avant de proposer.

    Vous recevez : un constat écrit, court et lisible.

  2. Organisation

    Nous proposons une organisation simple, moulée sur vos habitudes de travail.

    Vous recevez : l’organisation cible, dessinée et validée ensemble avant tout chantier.

  3. Mise en œuvre

    Nous faisons le travail : classer, corriger, charger, dessiner, selon la mission.

    Vous recevez : le résultat en place, contrôlé avec vous.

Comment on commence

Chaque mission part d’un besoin précis de votre service, que nous examinons avec vous avant de vous proposer quoi que ce soit.

05 - Auto-évaluation

Où en sont vos données bâtimentaires ? Un questionnaire de douze minutes vous le dit.

Une restitution claire et une feuille de route téléchargeable en PDF. Gratuit, anonyme : rien ne quitte votre navigateur.

  • 37 QUESTIONS
  • 12 MINUTES
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Vous souhaitez mieux exploiter les informations de votre patrimoine ?

Racontez-nous comment votre service travaille aujourd’hui. Nous vous indiquerons, prestation par prestation, ce qui pourrait vous être utile.

Contact

Un ingénieur qui a fait le métier de votre service.

Portrait de Victor Adam, fondateur d’Arvitria

Victor Adam

Fondateur d’Arvitria

Ingénieur diplômé des Ponts et Chaussées, j’ai passé dix ans dans le privé, en conduite de travaux et en bureau d’études, puis onze ans en collectivité territoriale. Pendant dix de ces années, j’ai eu la charge du système d’information patrimonial du service bâtiment d’une ville. ARVITRIA est née d’un constat : les services techniques méritent des outils pensés depuis l’intérieur de leur métier.

E-mail

victor@arvitria.fr

Téléphone

06 77 03 28 26

LinkedIn

1 Diagnostic de vos données bâtimentaires

Savoir ce dont votre service dispose déjà permet d’engager des changements en connaissance de cause. C’est le point de départ que nous conseillons, sans être un préalable obligatoire aux autres prestations. Le diagnostic porte sur vos données, vos documents et vos outils : ce qui existe, ce qui est fiable, ce qui est réellement utilisé, et ce qui manque.

Ce que nous analysons

Nous passons en revue les outils, les documents et les pratiques avec lesquels votre service gère aujourd’hui ses données bâtimentaires :

  • les tableurs qui recensent vos sites et vos bâtiments ;
  • l’usage réel de votre logiciel de gestion des interventions ;
  • les données issues de votre logiciel de gestion financière et la manière dont elles sont exploitées ;
  • les éventuels tableaux de suivi des contrôles réglementaires de vos ERP et des visites des commissions de sécurité ;
  • votre planothèque : les plans PDF utilisés au quotidien, ainsi que l’existence et le contenu des fichiers DWG (AutoCAD) ;
  • l’arborescence du dossier de votre service sur le serveur ;
  • les bilans et les rapports établis précédemment ;
  • tout autre document qui participe à la gestion de ces informations.

Nous rencontrons aussi les agents qui s’en servent au quotidien : les entretiens révèlent l’usage réel des outils, que les fichiers seuls ne montrent pas.

Comment il se déroule

  1. La collecte : vos fichiers, vos exports et un accès en lecture à ce qui est partagé.
  2. Les entretiens, avec les agents qui utilisent ces outils chaque jour.
  3. L’analyse : ce qui est fiable, ce qui se contredit, ce qui manque.
  4. La restitution : le rapport vous est remis et présenté en réunion.

Ce que vous obtenez

Un rapport détaillé, remis et présenté lors d’une réunion de restitution : un état des lieux de vos données, de vos documents et de vos outils, et les fragilités constatées. Au cœur du rapport, les préconisations :

  • la liste détaillée des actions à mener, classées par priorité ;
  • la durée estimée de chacune ;
  • une planification théorique, qui les enchaîne dans le temps.

Le rapport vous appartient et il est conçu pour être directement exploitable par votre service, que vous choisissiez ou non de poursuivre avec nous.

2 Arborescence du service & portail Atrium

Plans, rapports de contrôle, DOE, photographies, procès-verbaux des commissions de sécurité : dans bien des services, chacun a construit son propre classement, faute d’une organisation commune, et retrouver les documents d’un site prend plus de temps qu’il ne devrait.

Ce que nous mettons en place

Une arborescence partagée, conçue avec vous : le même classement pour tous les sites, des règles de nommage explicites et un emplacement défini pour chaque catégorie de document et chaque opération. Chaque fichier est ainsi rangé à un endroit connu de tous. Nous partons d’une structure éprouvée, puis nous l’adaptons à vos pratiques, à vos contraintes et à votre organisation.

Selon le volume à traiter et les possibilités d’accès à distance au serveur, nous pouvons également prendre en charge le classement des documents existants dans la nouvelle arborescence. Si cette reprise ne peut pas être réalisée directement par nos soins, nous créons la structure et vous accompagnons dans le déplacement des dossiers et des fichiers.

Ce qu’Atrium ajoute

Atrium est un petit portail qui s’ouvre dans votre navigateur web. Le dossier voulu s’y ouvre en un clic, site par site et thème par thème, sans parcourir l’arborescence, et sa recherche trouve instantanément un fichier, par son nom ou sa catégorie.

Sans base de données ni serveur à installer : Atrium vit sur votre serveur de fichiers et ne quitte pas votre réseau. Avant toute commande, un test lancé sur vos postes vérifie qu’Atrium peut s’y installer et y fonctionner.

3 Plans des bâtiments DWG & PDF

Nous produisons des plans simplifiés qui ne présentent que les informations utiles au quotidien : noms et surfaces des locaux, principales cotes, portes, fenêtres et, le cas échéant, équipements de chauffage.

Les plans de construction ou de réhabilitation répondent aux besoins du chantier et rassemblent de nombreuses informations techniques. Un plan simplifié, lui, se lit d’un coup d’œil : il facilite les métrés, les repérages, les études d’aménagement et les premières esquisses.

Le plan d’un équipement sportif tel qu’il est remis en fin d’opération : trame de faux plafonds, réserves manuscrites en rouge, repères de ventilation, cotes de chantier, le tout superposé aux locaux.
Avant le plan remis à la fin de l’opération
Le même bâtiment après simplification : murs, portes et fenêtres, nom et surface de chaque local, numéros de porte et cotes principales, sans aucune information de chantier.
Après le même bâtiment, simplifié

Ce que nous produisons

À partir des fichiers DWG que vos maîtres d’œuvre vous ont remis au fil des opérations, nous simplifions et harmonisons les plans selon une charte graphique commune à l’ensemble de votre patrimoine. Nous éditons également des PDF déjà mis en page, prêts à être imprimés en A4, A3 ou grand format.

Ce que la prestation comprend

  • la simplification et l’harmonisation des plans DWG ;
  • la création de plans PDF prêts à imprimer ;
  • la mise à jour des plans après une modification des cloisonnements ou un changement d’usage ;
  • la détermination ou le contrôle des surfaces de plancher ;
  • la création de plans DWG à partir de plans numérisés, selon la qualité des documents disponibles.

Chaque bâtiment dispose ainsi d’un plan lisible, à la même charte que les autres, et tenu à jour.

4 Planification, coordination et partage de l’information & PanoTravaux

Travaux, logistique, ménage : plusieurs services interviennent dans vos bâtiments, parfois la même semaine et dans le même local, avec des plannings qui ne se parlent pas. Les chevauchements se découvrent sur place, et les services qui occupent les lieux voient arriver les travaux le jour où ils commencent.

PanoTravaux donne une vue panoramique sur les travaux menés dans vos bâtiments, notamment par les entreprises : où, quand, qui en assure le suivi et quels sont les contacts utiles. Il rassemble ces interventions dans un planning unique, site par site et service par service, et chaque intervention a son dossier, que toute l’équipe peut retrouver, comprendre et transmettre.

Ce que vous y voyez

  • un dossier complet par intervention : travaux, dates, entreprise, responsable du suivi, interlocuteur sur le chantier et contacts utiles ;
  • les sites concernés par une intervention pendant la période que vous choisissez, repérés sur la carte de la ville ;
  • la localisation précise de chaque intervention, jusqu’à la zone repérée sur le plan du site, par un point ou par un contour ;
  • l’ensemble en planning de Gantt, service par service, qui distingue les dates confirmées des dates à confirmer ;
  • les chevauchements détectés automatiquement et signalés avant le chantier, y compris avec un autre service ;
  • les vacances scolaires et vos périodes de travaux, déjà paramétrées ;
  • le planning en PDF, le tableau Excel et une fiche récapitulative par intervention, pour informer les services utilisateurs.

Ce que vous obtenez

Une mise en service que nous prenons en charge : nous reprenons votre planning existant, préparons vos plans bâtiment par bâtiment et paramétrons vos sites, vos services et les règles de consultation. Nous ouvrons ensuite les accès à l’équipe Bâtiments et, selon votre choix, aux services utilisateurs. Chacun voit les interventions de tous, et chaque service ne modifie que les siennes.

La carte de la ville dans PanoTravaux : chaque site concerné par une intervention sur la période porte une épingle, colorée selon le service qui intervient, bâtiment ou moyens généraux.
Les sites concernés par une intervention, sur la période choisie.
Le plan du rez-de-chaussée d’un groupe scolaire, chaque local nommé avec sa surface, et des épingles qui repèrent les interventions prévues dans les salles concernées.
Chaque intervention repérée sur le plan du site, local par local.
Le planning de Gantt de PanoTravaux sur juillet et août : une ligne par intervention, groupées par site, avec l’entreprise et l’agent chargé du suivi, et les barres de durée sur le calendrier.
Le planning de Gantt, une ligne par intervention, groupées par site.

Vous y gagnez un planning commun là où il y en avait plusieurs, et un suivi qui ne dépend plus d’une seule personne : en cas d’absence, un collègue retrouve le contexte, les dates, les contacts et la localisation.

Télécharger la plaquette PanoTravaux PDF, 2,6 Mo, 6 pages

5 Application BâtiFocale

Votre logiciel de gestion des interventions, votre logiciel financier, et tout autre logiciel que vous souhaitez y joindre (la gestion du personnel de restauration et de ménage, par exemple) produisent chacun leurs données. Les rapprocher permet de savoir ce que coûte réellement un bâtiment, et de décider sur cette base.

BâtiFocale rassemble les données brutes exportées de ces outils, et de toute autre liste que vous détenez, pour donner une vue d’ensemble des coûts de votre patrimoine et de l’activité de vos régies, jusqu’au détail de chaque intervention.

Ce que vous y voyez

  • les coûts des différents sites comparés sur la carte de votre patrimoine ;
  • leur évolution par année, par mois ou par semaine ;
  • les coûts au mètre carré ;
  • les bilans par service utilisateur ;
  • l’activité de chaque régie et le taux de complétude des feuilles d’heures : les heures non saisies faussent les coûts calculés ;
  • le détail de chaque intervention.
La carte des coûts du patrimoine sur une année : chaque site porte un cercle proportionnel à son coût, et la liste à gauche classe les sites qui pèsent le plus, avec leurs interventions, leurs heures et leur montant.
La carte des coûts sur une année : chaque cercle est proportionnel au coût du site.
La fiche d’une école : sa photographie, sa surface de plancher, son coût de fonctionnement et d’investissement, ses interventions et ses heures de régie, puis le détail par poste, en euros et au mètre carré.
La fiche d’un site : ses coûts poste par poste, en euros et au mètre carré.
Les heures de régie de l’année, semaine par semaine, en barres empilées colorées par domaine : bâtiment, voirie, paysage, logistique et les autres.
Les heures de régie, semaine par semaine et par domaine.

Les noms et les montants figurant sur les captures sont fictifs.

Comment elle s’alimente

BâtiFocale n’est pas branchée en direct sur vos logiciels, qui ne se parlent pas automatiquement. Elle part des exports bruts qu’ils produisent déjà, en Excel, en CSV ou en PDF : vous n’avez aucun fichier à retoucher, c’est l’import qui s’adapte à vos exports. Vous nous transmettez vos exports à chaque mise à jour, et nous les chargeons.

Ce que BâtiFocale n’est pas

Ni une GMAO, ni un logiciel financier. Elle ne remplace aucun de vos outils et ne vous demande aucune ressaisie : elle exploite ce qu’ils produisent déjà, et vous en donne une lecture que vous n’avez pas encore.

Vos nomenclatures

Nous nous adaptons aux vôtres : vos domaines et vos catégories de dépenses, sans vous imposer de référentiel. Si vous le souhaitez, nous vous aidons aussi à les améliorer.

Aucune installation n’est nécessaire : BâtiFocale s’ouvre dans un navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone, avec vos identifiants. Vos données sont hébergées en France, et le détail est sur la page Pour votre DSI.

6 Étude d’occupation & Carto-Salles

Un tableur indique déjà quelles salles sont peu utilisées. L’étude va plus loin : quelle activité irait là sans gêner celle qui s’y trouve, quels créneaux se libèrent si deux associations partagent un local, ce qu’il faudrait déplacer pour fermer un bâtiment l’hiver.

Nous rassemblons dans Carto-Salles vos sites, vos locaux, vos créneaux et leurs utilisateurs, puis nous les croisons.

Ce que l’étude fait apparaître

  • un état des lieux complet de l’occupation de vos salles : qui les utilise (associations, services municipaux, écoles…), à quels créneaux et sur quelle surface ;
  • les locaux qui peuvent absorber une activité de plus, et à quelles heures ;
  • les associations dont les créneaux sont complémentaires, donc logeables dans un même local ;
  • les activités qui exigent un local dédié et celles qui s’accommodent d’un partage ;
  • ce que chaque association occupe, en mètres carrés-heures, au regard de ce qu’elle demande ;
  • les plages où un bâtiment ouvre, chauffe et se garde pour une seule activité ;
  • les sites dont l’activité tiendrait ailleurs, et ce qu’il faudrait déplacer pour cela.
Le plan du rez-de-chaussée d’un bâtiment de locaux associatifs : six salles attribuées à des associations, colorées selon celle qui les occupe, avec le nom et la surface de chacune, plus deux salles de réunion, une salle polyvalente d’école, une réserve et la chaufferie.
Qui occupe quoi, reporté sur le plan, avec la surface de chaque local.
Le profil d’occupation de chaque jour de la semaine, en histogrammes horaires : une part basse pour les locaux non partagés, une part haute pour les locaux partagés, avec le pic de la journée en pourcentage.
Le rythme de la semaine, heure par heure, du lundi au dimanche.
Le tableau des salles d’un site : type, surface, caractère partagé ou non, et les heures d’occupation pour chaque jour de la semaine, colorées de la plus faible à la plus forte.
Les heures d’occupation salle par salle, avec la surface et le type de chacune.

Ce que vous obtenez

Un rapport en deux temps, remis et présenté en réunion. D’abord, la cartographie de l’occupation actuelle de vos salles. Ensuite, des scénarios de regroupement chiffrés : ce qui se libère, ce qui se déplace, ce que cela coûte en confort d’usage. Le rapport permet d’instruire une décision de mutualisation, ou de l’écarter en connaissance de cause.

L’application Carto-Salles vous reste ensuite : les créneaux s’y actualisent d’une année sur l’autre, et l’analyse se refait après chaque changement. Nous pouvons aussi la reconduire pour vous, au rythme que vous fixez.

7 Commissions de sécurité & Antécom

Vous connaissez la date de votre prochaine commission longtemps à l’avance, mais le travail qu’elle exige se disperse : lever les prescriptions de la visite précédente, faire passer les contrôles réglementaires, récupérer les rapports, rassembler les pièces. Chacun de ces suivis vit dans un fichier à part, et le dossier ne se constitue vraiment que dans les dernières semaines.

Nous mettons en place une préparation continue, site par site, qui part de la date de la prochaine visite. L’application qui la porte, Antécom, est en cours de développement, et sa mise en service se cale avec vous.

Ce que vous y suivez

  • l’agenda partagé des commissions, avec la date de la prochaine visite de chaque site ;
  • les réunions de préparation, calées sur cette date aux échéances que vous fixez : six mois, trois mois, la visite du site un mois avant ;
  • les prescriptions de la commission précédente, avec leur état d’avancement et l’agent qui en a la charge ;
  • la programmation de vos contrôles réglementaires : ce qui est commandé, ce qui est passé, ce qui reste avant la visite ;
  • les rapports de contrôle et les réserves qu’ils portent, avec l’agent chargé de leur levée ;
  • le dossier documentaire de la commission, constitué au fil de l’année, à imprimer ou à présenter le jour de la visite.

Ce que vous obtenez

Nous installons et paramétrons Antécom pour votre patrimoine : vos sites, vos échéances de visite, vos délais de préparation et vos agents en charge. Chaque service voit les sites dont il répond, selon les droits que vous définissez.

Le dossier se remplit au fil des contrôles et des levées, et il est prêt le jour de la visite.

8 Applications sur mesure

Votre service a sa propre organisation et ses propres contraintes. Les logiciels du marché répondent au besoin commun au plus grand nombre, et le vôtre y trouve rarement sa place. Faute d’outil, cela se traite à côté, dans un tableur ou par une double saisie, et le temps s’y perd sans que personne l’ait décidé.

Nos applications existantes répondent elles aussi à des besoins répandus ; une application sur mesure part du vôtre.

Ce qui appelle une application dédiée

Un tableur partagé qui grossit d’année en année, une information ressaisie deux fois parce que deux logiciels ne communiquent pas, un suivi qui tient dans un fichier isolé, sans règle ni historique : quand ces situations reviennent chaque semaine et occupent plusieurs personnes, une application dédiée devient plus efficace qu’un outil de fortune. Si au contraire un produit existant couvre le besoin, le nôtre ou celui d’un autre éditeur, nous vous le disons, et il n’y a pas de développement. Avant tout développement, un ingénieur qui connaît votre métier vous aide à cerner le besoin réel.

Ce que vous obtenez

Une première version vous est remise tôt, puis ajustée avec les agents qui s’en servent, écran par écran. L’application porte les fonctions définies avec votre service, et rien d’autre. Elle ne dépend d’aucune de nos autres applications et s’ouvre avec son propre accès sécurisé. Vous conservez la propriété de vos données et pouvez les récupérer dans un format ouvert. L’accompagnement se poursuit après la mise en service, pour suivre l’évolution de votre service et de ses pratiques.

9 Bilans et analyses à la demande

Un rapport d’activité à produire, un budget à préparer, un écart à comprendre, une opération à justifier : la réponse est dans vos données, mais il faudrait chaque fois quelqu’un pour aller la chercher, et la question reste souvent sans réponse chiffrée.

Nous traitons la question posée et vous remettons une réponse chiffrée.

Ce que l’analyse met sur la table

  • ce que coûte réellement chaque bâtiment, et comment ce coût a évolué depuis l’an dernier ;
  • l’écart entre ce qui était prévu et ce qui a été dépensé, site par site ;
  • ce qui revient trop souvent sur un même bâtiment, et ce que ces retours coûtent ;
  • ce qui a dérivé sans que personne l’ait décidé, et depuis quand ;
  • ce qu’il faut avoir en main avant d’arbitrer, avec les chiffres qui le disent.

Nous partons de vos données et de tout document complémentaire que vous nous fournissez, et le rendu suit, si besoin, votre trame interne ou votre charte graphique.

Ce que vous obtenez

Un document court, lisible par quelqu’un qui n’a pas le temps, remis et présenté en réunion. Il montre les évolutions, les dérives et les points qui appellent une décision, sans rien vous demander de préparer.

Vous commandez cette analyse lorsque la question se pose, pour cette question-là, sans engagement au-delà. Vous pourrez la renouveler si le besoin revient. Avec les données déjà mises en ordre, la comparaison d’une analyse à l’autre devient alors une information à elle seule.